El tiempo es algo que todo el mundo tiene claro lo que es, una palabra que usamos continuamente, pero si preguntamos qué es el tiempo, tiene una difícil definición espontánea. Sin embargo, marca nuestro ritmo vital, nuestras metas, planes y acciones.

 

El otro día llegó a mis manos la noticia de que el fundador de Amazon, Jeff Bezos, era el hombre más rico del mundo y que había batido todos los récords de riqueza acumulada en una sola persona durante los 40 años que la revista Forbes viene realizando su famoso ranking. 200.000 millones de dólares. ¿Lo repito? 200.000 millones de dólares, aproximadamente el 20% del PIB anual de España. De hecho, según algunos expertos citados en la misma noticia, se espera que su riqueza vaya aumentando de manera que, en 2026, podría llegar a ser el primer billonario de la historia.

 

Es evidente que, con ese dinero, puede comprar industrias, empresas, los más valiosos objetos materiales, también inmateriales como patentes y marcas, puede comprar voluntades, incluso países, pero… ¿Cuánto tiempo puede comprar? ¿Cuántos minutos puede alargar las 24 horas que tiene el día? La respuesta, evidentemente, es cero. Lo vimos con Steve Jobs. Y eso nos hace sorprendentemente iguales a todos.

 

No es que el tiempo sea un bien escaso; es menos que eso, es único. Cada hora, cada minuto y cada segundo son únicos. No se pueden almacenar ni revivir y no hay dos momentos iguales. Parece, por lo tanto, que estamos ante algo más transcendente que el dinero y las riquezas, ya que estos van y vienen, y que es lo suficientemente importante como para que le dediquemos unas líneas de reflexión.

 

A la hora de hablar sobre gestión del tiempo, a mí me gusta diferenciar entre el tiempo macro y el tiempo micro.

 

El tiempo macro lo entiendo como las distintas etapas por las que vamos a pasar en la vida. Hay autores, con los que estoy relativamente de acuerdo, que dicen que la vida se puede dividir en ciclos de siete años. Si lo pensamos, los 7, los 14, los 21, los 28, los 35… suelen coincidir con momentos de cambios que sirven de puntos de inflexión hacia la siguiente etapa.

 

Independientemente de la exactitud de los años del ciclo, no deja de ser cierto que vivimos distintas etapas que podemos identificar y segmentar. Nuestra etapa infantil, nuestra etapa de adolescencia y universitaria, la etapa de los primeros trabajos, el antes y después de casarte o compartir la vida con otra persona, el antes o después de tener hijos, los cambios de empresa…

 

Si la media de longevidad actual en España ronda los 80 años, en cada momento podemos visualizar y tratar de planificar cómo queremos que sean las distintas etapas que vamos a ir viviendo. Es evidente que no siempre se van a cumplir nuestros pronósticos, pero en cierta manera estamos visualizando y planificando nuestro tiempo macro.

 

Por otra parte, está el tiempo micro, que es el que más preocupa a las empresas y más estrés y quebraderos de cabeza nos trae. Es el que marca cómo nos organizamos la agenda, nuestro día a día, así como las próximas semanas y meses. En mi trabajo como consultor y mentor de directivos, me enfrento continuamente con la siguiente pregunta de mis clientes: ¿cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? En realidad, lo que quieren preguntar es más bien: ¿cómo puedo organizar mejor mi agenda? ¿cómo tener reuniones efectivas? ¿cómo ser más productivo? ¿cómo conciliar la actividad profesional con la vida familiar? o ¿cómo puedo ganar salud (o no perderla)?

 

Si reflexionamos un poco, parece que la respuesta para la pregunta «¿cómo puedo gestionar mi tiempo?» la tenemos que dar con el reloj y, a ser posible, acompañado con la última aplicación o software de moda. Pero, si tenemos en cuenta lo que realmente quieren preguntar y les preocupa, la respuesta no la tiene el reloj, sino la brújula. Es cuestión de marcar el rumbo, metas y objetivos, con plazos alcanzables y, después, y solo después, tratar de organizar la agenda con el reloj.

 

Esta brújula, al igual que la que tenía Jack Sparrow en la saga de películas de Piratas del Caribe, ha de ser individual y ceñirse a un rumbo predefinido y particular de cada uno de nosotros.

 

Hace unos meses estaba reunido con un matrimonio, socios en su empresa familiar, y les pregunté cómo querían estar ellos y su negocio dentro de tres años. Fue sorprendente que ambos dieran respuestas dispares y no alineadas. Es un claro ejemplo de que primero hay que tener claro dónde queremos ir, qué metas queremos alcanzar, y después organizar la agenda para conseguirlo.

 

El tiempo macro responde al “Qué” y al “Para qué”, donde tomaremos decisiones de largo plazo, planificando y, el tiempo micro, responde al “Cómo”, donde tomaremos decisiones de corto plazo, ejecutando.

 

Vamos a ayudarnos en esta reflexión de la famosa Matriz de Eisenhower, que proviene de su conocida cita “Lo importante casi nunca es urgente y lo urgente casi nunca es importante”, donde se clasifican las tareas en cuatro cuadrantes:

 

Las tareas que suelen estar en el cuadrante I (Urgente + Importante) son las derivadas de un problema apremiante, un proyecto fuera de plazo o un vencimiento. Suelen producirnos estrés, agotamiento y la sensación de ir continuamente apagando fuegos. Se identifica este cuadrante con una situación de crisis, por lo que el remedio está en hacerlo lo antes posible y quitarnos el problema de en medio.

 

Aparquemos por un momento el cuadrante II y pasemos al cuadrante III (Urgente + No Importante) donde tenemos normalmente interrupciones por e-mails, mensajes, reuniones no planificadas y ciertas actividades diarias. Si nos acostumbramos a trabajar dentro de este cuadrante daremos una imagen camaleónica de cambios continuos, tendremos sensación de fuera de control y trabajaremos de forma muy cortoplacista al no tener tiempo para el estudio y la planificación. Hay que intentar delegar el mayor número de estas tareas que sea posible.

 

En el cuadrante IV (No Urgente + No importante) están las trivialidades, asuntos inútiles, ciertas llamadas y mensajes, tiempos muertos, que pueden provocar una actitud pasiva, pérdida de control, ausencia de proactividad o, incluso, irresponsabilidad. Hay que tratar de tener las menos tareas posibles en este cuadrante y minimizarlas al máximo.

 

He dejado para el final, el cuadrante II (No Urgente + Importante) ya que es el que requiere más atenciones y dedicación. Si en los otros tres cuadrantes nos teníamos que guiar y ayudar por el reloj, en éste utilizaremos la brújula. Son tareas importantes como el construir relaciones sólidas, reconocer nuevas oportunidades, planificar y evaluar riesgos, ya que nos aportan visión, perspectiva, control, evaluación, equilibrio, disciplina y anticipación. Por lo tanto, es clave que le dediquemos tiempo a la planificación, ya que tiene un alto poder para aumentar nuestra capacidad. Capacidad que vamos a necesitar para crear nuevos hábitos, llenar la cabeza y el corazón de ideas inspiradoras y prepararnos para futuras crisis y cambios.

 

A la hora de definir y planificar nuestro rumbo, primero es razonable tener en cuenta bajo qué rol y qué ámbito lo estamos haciendo. No es lo mismo si nos ponemos la gorra de padre/madre, compañero, socio, jefe, … al igual que también difiere si lo hacemos en el ámbito familiar, profesional, en un club deportivo o en una asociación benéfica.

 

Posteriormente, definiremos metas concretas y alcanzables. Es importante que en dichas metas estén alineados los intereses personales y profesionales ya que sino los objetivos se desintegraran en algún momento.

 

A continuación, hay que establecer una programación temporal con fechas límite de forma realista y adaptada a las circunstancias.

 

Finalmente, hay que hacer revisiones continuas y adaptaciones diarias que nos permitan actuar con la flexibilidad suficiente ante los cambios e imprevistos.

 

De esta manera, conseguiremos apoyarnos en una brújula, nuestra brújula, que nos ayudará a no desviarnos del rumbo, a luchar por los objetivos marcados, a incrementar la seguridad en nosotros mismos y a superar mejor las crisis y momentos de cambio. El saber cuándo hay que utilizar el reloj y cuándo la brújula requiere aprendizaje y entrenamiento, pero, una vez que se convierte en hábito, aumenta nuestra capacidad, nuestra productividad, nos ayuda a trabajar desde la anticipación y a dirigir mejor nuestras vidas y la de nuestros equipos.